טיפים לבחירת שעון נוכחות לעסק

כל עסק קטן או גדול במדינת ישראל, מחויבים בהתאם לסעיף 24 בחוק הגנת השכר לנהל רישום שוטף של שעות העבודה בפועל של כל עובד שהם מעסיקים וזאת בכדי להגן על העובד ובכדי לוודא כי הוא מקבל שכר הוגן אשר תואם את שעות העבודה שלו. החוק אמנם לא מציין את זה במפורש, אולם בכדי לערוך רישום מדויק של השעות, יש להתקין שעון נוכחות לעסק. שעון הנוכחות הקלאסי הוא למעשה שעון נוכחות המבוסס על כרטיסי קרבה, אך ישנם גם שעוני נוכחות חכמים יותר לרבות שונים בטכנולוגיות RFID או שעוני נוכחות בטביעת אצבע וזיהוי פנים. בכדי להחליט איזה שעון נוכחות כדאי להתקין במקום העבודה כדאי מאוד להתייעץ עם חברה המומחית בתחום זה, אשר תסייע לכם בהתאמת השעון לצרכים העומדים על הפרק.

מה חשוב לדעת על שעון נוכחות לעסק?

חשוב להבין כי מלבד היתרון הברור אשר מספק שעון נוכחות לכל עסק שהוא הניהול אלקטרוני ואוטומטי של שעות העבודה, השעון המדובר מספק יתרונות נוספים כאשר הראשון שבהם הוא האפשרות לערוך ניתוח טכני כמותי של שעות העבודה במקום העבודה. יתרון נוסף הוא שעובד שנפגע במקום העבודה מכל סיבה שהיא עלול לתבוע פיצויים מהמעביד שלו. באמצעות שעון נוכחות ניתן להוכיח מתי העובד נוכח במקום העבודה ומתי הוא לא נוכח בו, כך שאפשר להבין האם יש עילה לתביעה שלו.

טרם רוכשים שעון נוכחות לעסק, חשוב מאוד להשקיע על בחינת הצרכים שלכם באופן מדויק. ראשית כל חשוב מאוד לשאול מהי הבעיה אותה רוצים לפתור באמצעות שעון נוכחות. ישנם בעלי עסק אשר מעוניינים בשעון זה בכדי לראות את שעות הכניסה והיציאה של העובדים וזאת בכדי להקפיד על שעות מדויקות יותר. אחרים יהיו צריכים שעון כזה בכדי לנהל בצורה מלאה את כל שעות הנוכחות של העובדים לרבות שעות נוספות ובכן להעביר זאת למערת השכר. ישנן שעוני נוכחות אשר מאפשרים לחשב באופן בסיסי ופשוט את שעות הנוכחות, לרבות כניסה, יציאה וסיכום שעות וישנם שעונים אשר יכולים גם לנהל משמרות, פרויקטים, סניפים ועוד.

ככל שהדרישה משעון נוכחות תהיה גבוהה יותר כך הפתרון יהיה יקר יותר. הבסיס של השעון המדובר צריך להיות סיכום שעות יומי וחודשי. את דוח הנוכחות ניתן להעביר לאיש המקצוע אשר אחראי על הפקת המשכורות בעסק והוא ידע כיצד לחלק את שעות הנוכחות בהתאם למה שמגיע בחוק. תוכנות מתקדמות יותר יכולות לחשב בעצם 125 עד 150 אחוזים, הפסקות, חופשים, היעדרויות ועוד. הן יפיקו דוח חודשי מלא שתהיה אפשרות להעביר אותו באופן ישיר לתוכנת השכר שיש בעסק או לרואה החשבון שבעסק.

דרישות נוספות לשעון נוכחות בעסק

לא פעם יעלו דרישות נוספות לשעון הנוכחות בעסק כגון:

1. עיגול של שעות הכניסה והיציאה לשעות עגולות או חלקי שעה וזאת בכדי למנוע דקות הקדמה או איחור מיותרות.
2. בלא מעט מקומות עבודה ובעיקר בתחום ההייטק, לא פעם לא מספיק רישום של שעת כניסה ויציאה אלא יש צורך לחשב שעות של פרויקטים בכדי לחשב כמה שעות ביום העובד השקיע במשימה. אם עומדת על הפרק דרישה של ניהול פרויקטים, חשוב מאוד שגם שעון הנוכחות וגם תוכנת הנוכחות יהיו בעלי יכולת לתמוך בנושא זה.
3. דרישה נוספת היא ששעון הנוכחות ידע לנהל משמרות. בחבר המעסיקה עובדים במשמרות יש צורך שהתוכנה תדע כיצד לבצע את ניהול המשמורות בהתאם לדרישת העסק.
4. עוד דרישה היא ניהול סניפים, כאשר מרבית השעונים הבסיסיים אינם יודעים כיצד לנטר כניסה ויציאה של עובדים מסניפים שונים.
5. דרישה נוספת היא העברה לשכר. לא כל שעון נוכחות ידע כיצד להעביר בצורה אוטומטית את קובץ הדוח החודשי לתוכנת שכר חיצונית.

כיצד תבחרו שעון נוכחות לעסק בצורה נכונה?

כאשר מעוניינים בשעון נוכחות לעסק, חשוב לבחור אותו בצורה נכונה. הנה כמה טיפים שיכולים לסייע לכם לבחור שעון נוכחות:

• ראשית כל, סוג השעון. יש הבדל בין שעון הרלוונטי לעסק קטן לבין שעון הרלוונטי בעסק גדול. יש שעון שעובד על טביעת אצבע או אחד שניתן להעביר בו כרטיס. במידה והעסק איננו בסביבה משרדית כגון: אתר בנייה, מוסך, חווה חקלאית, מפעלי מזון ותעשייה כבדה או שהעובדים הם עובדי כפיים, מומלץ ללכת דווקא על שעון נוכחות הפועל באמצעות זיהוי פנים ומאפשר אימות מדויק ומהיר יותר מאשר שימוש באצבעות שיכול להיות שיהיו מלוכלכות בשל עבודה.
• פרמטר שני שיש לקחת בחשבון הוא בחירת שעון בהתאם לסוג העסק, מורכבות מערכת השכר ודיווח השעות. במידה ואתם עסק קטן ואין צורך בחישובי שעות נוספות או בהסכמי עבודה אישיים, הרי שאתם יכולים לרכוש שעון נוכחות שרק תדווח את הכניסה והיציאה של העובד וכן תחשב את סך שעון הנוכחות, אך לעסק גדול יותר אשר דורש גם חישובים מורכבים יותר, יש צורך בשעון משוכלל ומתקדם יותר.
• חשוב כמובן לרכוש גם שעון נוכחות של חברה מוכרת אשר ניתן לסמוך הן על איכות השעונים שהיא מציעה למכירה והן על כך שאם תהיה בעיה כלשהי בשעון יהיה לכם למי לפנות. כדאי לבדוק את שעות התמיכה הטלפונית של החברה שממנה אתם רוכשים את השעון וזאת בכדי שיהיה לכם את המענה הטוב ביותר בכל מקרה של תקלה  או בעיה כלשהי בכל שעה.

אולי תאהבו גם:

כמה חשובה השכלה פיננסית לפני פתיחת חברה איך ממלאים הצהרת הון? 20 אתרי תמונות להורדה חינם ללא זכויות יוצרים השקעות נדלן מה זה תיקון 190 לפקודת מס הכנסה?