ניהול הוצאות עסק

באופן הפשוט והבסיסי ביותר, בכל עסק יש שני צדדים הנוגעים לניהול פיננסי: הצד האחד הוא ההכנסות – התשלומים שאתם בעלי עסק מקבלים מהלקוחות שלכם עבור המוצרים והשירותים שאתם מספקים. הצד שני הוא ההוצאות שיש לכל עסק: שכר עובדים, שכר דירה, ארנונה, תשלומים לספקים, מיסים ועוד. כל ילד ידע להגיד לכם שהמטרה היא להרוויח וזאת עושים באמצעות שמירה על יחס נכון בין ההוצאות להכנסות, כלומר שההכנסות יהיו כמה שיותר גבוהות מההוצאות. כמו שאנחנו יודעים היטב מהחיים זה קל יותר לדבר מלעשות, אך ניהול הוצאות עסק נכון בהחלט מסייע להגיע לשם.

אחד מהפתרונות הנוחים ביותר שנתקלתי בו לשם ניהול, תיעוד ושליחת הוצאות העסק למע"מ הוא אפליקציית WellyBox. האפליקציה (בפיתוח ישראלי) יודעת להתחבר לתיבת הדואר שלכם ואז לזהות, לאסוף, לקטלג ולשלוח את כל החשבוניות שלהם בצורה אוטומטית לאן שתגדירו (לרואה חשבון, לגוגל דרייב, לוואטצאפ שלכם – לאן שתרצו). האפליקציה חוסכת ים של זמן ברדיפה וחיפוש אחר חשבוניות במייל.והיא מאוד מומלצת!

נסו את WellyBox חינם ל-7 ימים

דגשים לניהול הוצאות עסק

הוצאות הן רכיב חשוב בתקציב העסק, וכאשר אנחנו בונים את תחזית ההוצאות יש לשים לב לדגשים חשובים:

1. הוצאות משתנות והוצאות קבועות

חשוב להבחין בין הוצאות שאתם מוציאים באופן קבוע מדי חודש לבין הוצאות משתנות וחד פעמיות. כך למשל, שכר דירה הוא הוצאה קבועה, אך ישנן הוצאות חד פעמיות ומשתנות כגון שיפוצים, קניית רכש לעסק כגון מחשבים חדשים, תהליך מיתוג מחדש לזמן מוגבל וכדומה. באופן טבעי קל יותר לחזות את ההוצאות הקבועות, אך חשוב להתייחס להוצאות המשתנות גם כי קל יותר לשכוח אותן וגם מכיוון שהן יכולות לעשות את ההבדל בין רווח להפסד.

קראו עוד: אפליקציה לניהול עסק

2. הוצאה מוכרת

המדינה מאפשרת לכם להגדיר כמעט כל הוצאה שנעשית בעסק שלכם כהוצאה מוכרת, והמשמעות היא שניתן לקזז אותה מההכנסות שלכם וכך לשלם פחות מס עליהן. יש הבדל בין הוצאות שמשפיעות באופן ישיר על ההכנסות שלכם כגון תשלומים לעובדים והן מוכרות באופן מלא, לבין הוצאות שמשפיעות כל ההכנסות באופן עקיף יותר והן מוכרות באופן חלקי – כגון תשלומי ארנונה במשרד ביתי, או הוצאות רכב לא מסחרי.

3. מעקב יומיומי על ניהול התקציב

תקציב מתייחסת למסגרת זמן רחבה יחסית כגון שנה – אך הוא חייב לכלול התייחסויות לפרקי זמן קצרים יותר כגון רבעונים, חודשים ולעיתים אף שבועות ובעל העסק חייב לעקוב באופן תכוף אחרי ההוצאות ולראות שהוא עומד במסגרת התקציב. בסופו של דבר הערך של תקציב נקבע מכך שעומדים בו, וזה לא ממש עוזר להגדיר תקציב ולא לעקוב אחרי יישומו.

רלוונטי: ביקורת על Bizibox לניהול העסק

4.  תיעוד הוצאות

חלק חשוב במעקב שוטף בניהול התקציב הוא תיעוד קבוע של כל ההוצאות. הוצאות שאתם מבצעים יש לתעד גם לצרכי מס אך גם כדי לעמוד במסגרת התקציב ולאפשר מעקב לאורך זמן. עבור תיעוד הוצאות מומלץ להשתמש בכלים שמאפשרים לכם לעשות זאת באופן נוח. קיימות תוכנות בתשלום לתיעוד הוצאות ובניית תקציב, אך אם אתם רוצים ללכת בדרך הטובה והישנה תמיד יש – אקסל. באמצעות אקסל ניתן להזין באופן נוח למדי את ההוצאות שלכם, להציג מגמות באופן ויזואלי ולהשוות בקלות להכנסות. אקסל הוא כלי פונקציונלי שמאפשר לעשות פחות או יותר הכל, וניתן לשתף בקלות קבצי אקסל בין שותפים עסקיים ולהיכנס דרך הטלפון הסלולרי.

רלוונטי: – סקירה מלאה על חשבונית ירוקה (מורנינג)