אפליקציות לניהול משימות

להלן השוואה בין מערכות התוכנה הטובות ביותר לניהול משימות, מחקר שנעשה במיוחד עבורכם על ידי פיננקה. כלים או אפליקציות אוטומטיות לניהול וארגון חיינו הופכים פופולריים מאוד גם בתעשיית התוכנה והם כעט תופסות  מקום חשוב כעת בכל פרויקט.

ישנם מספר כלים זמינים עבור כל קטגוריה וקטגוריה. כלים אלו מסייעים בהפחתת מאמץ ידני מבוזבז וחוסכים זמן רב. לפני שנלמד על תוכנות \מערכות\ אפליקציות לניהול משימות הקיימות בשוק והשימוש בהן בפרויקטים שלנו, בואו נלמד במהירות מה זה מנהל משימות, למי הוא דרוש, איך לבחור, מהן היתרונות ועוד.

מהי אפליקציית ניהול משימות?

כפי שהשם עצמו מרמז, מנהל המשימות מסייע בניהול המשימה של פרויקט גדול ביעילות, ובהתאם ללוח הזמנים בפועל בתהליך מחזור החיים שלו.

כלי ניהול משימות לא רק עוזר בתכנון המשאבים הדרושים, הערכת פרויקט, אבני דרך וכו' אלא הוא גם לוקח חלק בזיהוי הבעיות וכן בשינוי סדר העדיפויות של השיטות והמשאבים בהתאם לנסיבות הקיימות.

מדוע אנו זקוקים לאפליקציית ניהול משימות?

אפליקציית מערכת לניהול משימות מספקת מדרגיות וגמישות ביצירה והתאמה אישית של זרימת עבודה בפרויקט על מנת לעמוד בדרישות העסק כמו גם בדרישות השוק.
היא עוזרת לרכז את פעילות העבודה ובכך ממזערת את הסיכון לאובדן נתונים וכן להגביר את יעילות העבודה.
אפליקציה מסוג זה מעודדת עבודת צוות ומספקת תקשורת ללא הפרעה, ובכך זה מוביל לעלייה בתפוקה הכוללת.
ניתן לתעדף משימות בקלות בהתאם לדרישה העסקית וגם נקבעות תזכורות לביצוע משימות בזמן.
משימות ואירועים מנוהלים מדי יום בכל מקום ובכל זמן, רק הדרישה היחידה היא חיבור לאינטרנט.

רלוונטי: איך לנהל עסק קטן?

מהן התכונות העיקריות של אפליקציות לניהול משימות?

להלן כמה מהתכונות החשובות ביותר שיש לוודא שהן נמצאות במערכת ניהול משימות שלך:

• אינטגרציות מקיפות – האם האפליקציה מתממשקת עם מגוון אפליקציות כמו Google Calendar, Slack, Salesforce, Zapier, Bugsnag וכו'?
• מעקב אחר התקדמות המשימות – האם קל לראות באיזה שלב בפרויקט כולם נמצאים ואיך אתה והצוות שלך מגיעים ליעדים שלך?
• שירות לקוחות רספונסיבי – האם פתרון ניהול המשימות מציע זמני תגובה מהירים של צ'אט ודוא"ל למקרה שתזדקק לעזרה?
• קלות שימוש – האם ניתן להשתמש בו על ידי מתחילים ומנהלי פרויקטים מומחים כאחד? האם ניתן לאמץ אותו גם על ידי צוותי קוד וגם על ידי צוותי ללא קוד והאם יכול להתקיים שיתוף פעולה בין מחלקות?
• גמישות אינטואיטיבית – האם ניתן להשתמש בו למספר אינסופי של מקרי שימוש? האם אתה יכול לבצע תכנון משימות לא רק עבור קמפיינים שיווקיים ופיתוח תוכנה, אלא גם עבור מטרות אישיות ופרויקטים באוניברסיטה?
• עדכונים ותכונות תכופים – האם הצוות מאחורי פלטפורמת ניהול המשימות מוקדש לתיקון באגים, הפקת תכונות חדשות והקשבה למשוב של המשתמשים שלהם?

אלו הם חלק מהקריטריונים שבהם אנו משתמשים כדי להעריך את פלטפורמת ניהול המשימות, אך תוכלו להחליט בעצמכם לאחר שתקרא את הרשימה הזו.

רלוונטי: ניהול כספים בעסק

אפליקציות לניהול משימות מומלצות:

monday

כשהיא שוחררה, monday.com נראה כמו כוכב עולה בין תוכנות ניהול משימות עסקיות. החנופה נבעה כנראה מה-UX החזותי המרהיב שלה והתבניות הניתנות להתאמה אישית. עם זאת, בימינו, נראה כי חלק מהמשתמשים מוצאים את זה מורכב ביותר.

הממשק של monday.com דומה לגיליון אלקטרוני, אך הוא מציע תכונות רבות נוספות שהופכות אותו למעשי ומרתק יותר מגיליון אלקטרוני רגיל. ערכת תכונות הפרודוקטיביות הסטנדרטיות נותנת לכם בסיס איתן לניהול משימות: מעקב אחר זמן, התראות אוטומטיות, תלות, תצוגות קו זמן ואינטגרציות.

כמו כן היא מציעה תבניות שונות ומקרי שימוש מקוריים שיכולים לעזור לכם להתחיל מהר יותר. ואם במקרה יש לכם את המיומנויות הנכונה, Monday.com מספקת אפשרות גמישה לבנות אפליקציות שתוכלו להתאים אישית לצרכים שלכם, כגון כלים פנימיים והדמיית נתונים.

יש לציין שמשתמשים דיווחו שיש לה עקומת למידה משמעותית, וייתכן שתצטרכו להקצות זמן כדי ללמד את עצמך ואת הצוות כיצד להשתמש בה.

מעבר לכך, אין ספק שזו אחת האפליקציות הטובות ביותר בשוק עם אינספור ביקורות מצויינות.

קראו ביקרות מלאה על monday או נסו את monday וקבלו-14 יום ניסיון ללא עלות

ClickUp

ClickUp היא תוכנת ניהול משימות עם הבטחה נועזת: להיות האפליקציה הארגונית היחידה שתחליף את כולן. לעתים קרובות היא מכונה "תוכנת ניהול הפרויקטים החינמית הטובה ביותר" – מה שאכן נשמע מרשים – אבל כדאי לזכור שהחלק ה"חינמי" מתייחס לסט מוגבל של תכונות.

מה שהמשתמשים מוצאים נהדר ב-ClickUp הוא שהיא משמשת היטב עבור פרויקטים פרטיים ועסקיים ויש לה סט חזק של תכונות עם היכולת להתאים אישית הכל – החל מסביבות עבודה ועד תצוגות.

מצד שני, כמות האפשרויות ב-ClickUp יכולה לגרום לאדם להרגיש מוצף ומבולבל, וזו אחת הבעיות העיקריות איתה – יש עקומת למידה שצריך לעבור כדי לרכוש טרמינולוגיה ואיך המערכת עובדת.

ClickUp שואפת להיות יותר מסתם תוכנה לניהול משימות על ידי מתן אפשרויות רבות לגשת לארגון הפרויקט שלך: מסמכים, תזכורות, יעדים, לוחות שנה, תזמון ותיבה.

לניסיון בחינם (לתמיד!!)

Any.do

Any.do היא תוכנת ניהול משימות שתוכל לסנכרן ולגשת אליה ממספר מכשירים. היא יכולה לעבוד עם Apple Watch, Siri ואלקסה ויש לו ווידג'ט שימושי למסך הבית לסמארטפון.

הממשק מהיר, נטול עומס וקל לשימוש. תקבלו תצוגת רשימת משימות, תיוג עדיפות ותצוגת לוח שנה כדי לראות מתי יש לבצע את המשימות שלכם.

נראה שמספר התכונות מצביע על כך שתוכנת רשימת מטלות חכמה זו מתאימה בעיקר לארגון אישי, וכוללת תכנון שיתופי, לוח שנה גמיש ותזכורות חכמות.

אינטגרציות של צד שלישי מגיעות עם סט טיפים שתוכלו לעקוב אחריהם להגדרה קלה יותר, ייבוא ​​ושילוב משימות. Any.do מציעה גם עוזר בינה מלאכותית בסיוע  לטיפול בתזמון, הזמנה ומשימות מחקר אחרות.

לרוע המזל, תוכנת המתכנן/תזכורת הנהדרת הזו נופלת כשמדובר במשימות מורכבות יותר. אם אתה מתחיל להזדקק למבנה עמוק יותר, עם תלות בין צוותים מרובים, אפשרויות לפרויקטים אישיים ועסקיים, ההצעה שלנו תהיה להסתכל על כלי ניהול משימות גמישים ועתירי תכונות יותר.

Asana

אסאנה היא – ללא ספק – אחד מכלי ניהול המשימות הפופולריים ביותר שקיימים. אם אי פעם עבדתם בצוות גדול, רוב הסיכויים שנתקלתם במנהל המשימות השימושי הזה.

Asana מגיע עם ממשק נקי וידידותי שמקל על ההבנה. אפליקציית ניהול משימות זו כוללת גם תכונה לא מקוונת לעדכון המשימות שלכם תוך כדי תנועה, כך שהיא מסתנכרנת אוטומטית ברגע שאתם חוזרים למצב מקוון.

מה שחסר לאסאנה בעת טיפול במשימות מורכבות יותר (למשל, חישובי תקציב ועלות) מפצה על אינטגרציות רבות של צד שלישי לאפליקציות אוטומציה כמו Zapier, כלי טיימר כמו Hubstaff ועוד.

Asana עובדת היטב עבור מנהלי משימות עם מספר פרויקטים וצוותים. לכל פרויקט יכולה להיות רשימה של משימות תחתיו ותלות במשימה, הכל מחובר לאפליקציות של צד שלישי. עם זאת, Asana דורשת לעתים קרובות אינטגרציות עם תוכנות אחרות, וכאשר כוללים לקוח או יותר חברי צוות, הערות ממקורות מרובים הופכות לעמוסות ויוצרת סתימות בתהליך.

Trello

Trello היא תוכנת ניהול משימות חזותית עם פרימיום נדיב שמספיק לכסות את רוב הפרילנסרים ואפילו עסקיים בינוניים. זהו כלי ניהול משימות בסגנון Kanban המאפשר לך לארגן פרויקט בלוחות.

אפשר להקצות משימות, מועדים ולהוסיף תיאורים לכל משימה באמצעות כרטיס Trello. קל להזיז קלפים לפי קטגוריות בלוח הגרירה-ושחרור Kanban האייקוני של Trello. משתמשים יכולים גם לסקור מועדי משימות דרך תצוגת לוח השנה של Trello.

בעוד ש-Trello קלה להבנה וכמעט מהנה לשימוש, היא נופלץ  בכל הנוגע לתכונות אוטומציה חזקות יותר ועדיין חסרה הצעת שדרוג משמעותית יותר.

אחת המלכודות שמופיעות בפרויקטים המורכבים היא ש-Trello עשויה להפוך לרשימת מטלות אינסופית שבה אתה מאבד את העין הן את התמונה הגדולה והן את הפרטים הקטנים של הפרויקט שלכם. אם אתם מתכננים להרחיב את העסק שלכם, Trello הוא מצוין בתור התחלה, אבל צפו לחפש פתרון מתקדם יותר ככל שהפרויקטים והצוות יגדלו.

כיצד בחרנו את התוכנות הטובות ביותר לניהול משימות?

חקרנו ובחרנו את האפליקציות הטבות ביותר לניהול משימות בהתבסס על התכונות שהם מציעות, כיצד ניתן להשתמש בהם על ידי משתמשים מרובים, ויכולות המכשיר, הפונקציות והמחירים שלהם, בין שיקולים אחרים. כמו כן קראנו ביקורות עליהם ברשת, התנסינו בחלקן בעצמנו, סקרנו את אתר האינטרנט שלהן ועוד.

רלוונטי: בניית תקציב לעסק

באיזו תוכנה\אפליקציה\מערכת לניהול משימות לבחור?

אתם לא צריכים שנספר לכם שיש הרבה אפליקציות לניהול משימות זמינות. זה ניכר מכל חיפוש בגוגל או מבט במדור הפרודוקטיביות של חנות האפליקציות.

אז הנה כמה הצעות להחלטה איזו תוכנה לניהול משימות תתאים לכם:

• נסו כאלו המציעות התנסות בחינם לפני שאתה קונים אותה. לא מומלץ להוציא סכום כסף גדול על אפליקציות לניהול משימות לפני שאתם יודעים איך הם עובדים. בדקו כמה מתוכנות ניהול המשימות החינמיות הטובות ביותר כדי לעזור לכם להחליט מה אתם אוהבים ומה לא.
• קראו את הביקורות על אפליקציות לניהול משימות. אלא אם כן אתם אוהבים לנסות תוכנות חדשות כתחביב, סביר להניח שתרצו לראות כיצד אחרים השתמשו בהן ומה חשבו עליהן. הם עשויים אפילו להראות לכם דרך חדשה להשתמש בתוכנה. אתם גם תוכלו ללמוד על בעיות כלשהן בתוכנת ניהול משימות אשר הפריעו למשתמשים אחרים.
• בדקו את מפת הדרכים. רק בגלל שלתוכנת ניהול משימות מקוונת אין את התכונות הרצויות לא אומר שהיא לא תהיה שם מחר. חברות התוכנה הטובות ביותר חוזרות ומשחררות עדכונים חדשים באופן קבוע.

רלוונטי: ניהול תקציב לעסק

יתרונות השימוש באפליקציית ניהול משימות

בין אם אתם משתמשים במערכות ניהול משימות כיחיד או כחלק מצוות, ישנם יתרונות רבים לזרימת העבודה היומיומית שלכם. להלן 3 מהיתרונות המובילים כוללים:

• זרימת עבודה יעילה. תוכנת ניהול משימות מסייעת ליחידים ולצוותים להקליט, להקצות ולארגן את כל התהליכים של זרימת עבודה נתונה. זה מועיל כי זה מגלה בסופו של דבר היכן יש יתירות, חוסר יעילות וצווארי בקבוק שיש לתקן.
• פרודוקטיביות משופרת. תוכנת ניהול משימות מפחיתה את מספר הזמן שעובדים צריכים להשקיע בסינון מידע והתארגנות. זה גם עוזר לעובדים לתעדף משימות, להישאר בטופ של האחריות הנוכחית ולמנוע דברים לחמוק מבעד לסדקים. כאשר הכל נאמר ונעשה, תוכנת ניהול משימות יכולה לשפר משמעותית את פרודוקטיביות הצוות.
• שיתוף פעולה יעיל יותר. כמה פעמים דיברתם על הצעדים הבאים במהלך פגישה או בטלפון, אבל אז שכחתם לרשום אותם. או אולי יש לך תאריך יעד חדש לפרויקט שעבדת עליו, אבל עכשיו אתה צריך לספר בנפרד לכל אחד מחברי הצוות שלך. תוכנת ניהול משימות מפגישה את כולם בפלטפורמה אחת, מה שעוזר לשפר את התקשורת ומבטיחה שכולם יודעים לאילו משימות הם אחראים ומתי עליו להשלים אותן.

קראו עוד: תוכנות לניהול עסק