להכין את העסק לשנה החדשה: כל מה שחשוב לבדוק ולעשות

סיום שנה ופתיחתה של שנה חדשה מלווים תמיד במשימות נוספות לבעלי עסק, שצריכים לוודא כי סגרו את כל הקצוות של השנה הקודמת, וכי הם מתחילים את השנה החדשה במצב "מאוזן" ככל האפשר – שיספק נקודת זינוק טובה יותר.

ישנם דברים שחשוב להספיק לבצע לפני תום השנה – לדוגמה, העברת רישום כל ההוצאות של העסק לרואה החשבון או ישירות לרשויות המס; ויש גם מהלכים שעדיף להתחיל כמה שיותר מוקדם בשנה החדשה, כמו למשל שדרוג האפליקציות או המערכות שעובדים איתה, ייעול של שיטות גבייה, משא ומתן להורדת עלויות ספקים או כל דבר אחר שיסייע לעסק להגדיל רווחים, לצמצם הוצאות ולתפקד טוב יותר.

יישור קו מול רואה החשבון

סיום או התחלה של שנה הם זמן מצוין ליישר קו מול רואה החשבון, או אנשי מקצוע אחרים שמטפלים בעסק שלנו. זה הרגע לבדוק שהעסק מקבל את כל ההטבות שמגיעות לו, ובמקביל, משלם בדיוק את מה שהוא חייב, ולא שקל אחד יותר; כמובן, שאם קיימות דרכים לגיטימיות לצמצם את התשלומים הללו, חשוב לוודא שמיצינו אותן, וזה בדיוק תפקידו של רואה החשבון שלכם.

לעיתים מתגלים דברים קטנים אך משמעותיים, למשל מקדמות גבוהות מדי שלא עודכנו, סיווג לא מדויק של הוצאה, או חוסר התאמה בין אופן העבודה בפועל לבין אופן הדיווח. שיחת תיאום הדדית בסוף השנה או בתחילתה יכולה לסייע לניהול אפקטיבי יותר של העסק, בלי לבזבז זמן או כסף על משברים, כמו מכתבי דרישה מבהילים שמגיעים פתאום ממס הכנסה או מהמע"מ.

עדכון ביטוחים לעסק קטן

עסקים רבים מחזיקים בכמה וכמה פוליסות ביטוח, לצרכים שונים. למשל, ביטוח מבנה ותכולה עבור המבנה בו פועל העסק, והתכולה שלו – רהיטים ואביזרים המשמשים לייצור ההכנסה; ביטוח צד ג', למקרה של נזק שנגרם ללקוחות או מבקרים בשטח העסק; ביטוח אחריות מקצועית, המיועד למקרים של רשלנות או שגיאה מצד בעל העסק או עובד בו; ביטוח חבות מעבידים שנועד למנוע מצב בו בעלי העסק נתבעים על ידי עובד; ועוד.

בתחילת השנה, כדאי לעבור על רשימת הביטוחים של העסק ולבדוק עד כמה הם תואמים את המצב הנוכחי. למשל, ביטוח התכולה מכסה ציוד בשווי ספציפי; ואם נרכש ציוד חדש לעסק, או שחלק ממנו כבר אינו רלוונטי, עדיף לעדכן את הסכום. במקרה אחר, עסק שעד כה לא היו בו עובדים וכעת גייס כמה מהם, ירצה בוודאי להוסיף ביטוח מעבידים. זכרו שבמקרה של רכישה או עדכון סכום הביטוח, מומלץ להיעזר באיש מקצוע בתחום.

התנהלות מול מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי

רבים מאיתנו קיבלו פה ושם מכתב מפחיד מהביטוח הלאומי או מס הכנסה, שמתריע על חוב ומאיים בנקיטת צעדים. כדי למנוע זאת, כדאי לעשות בתחילת השנה סדר ולהבין מה מצבנו מול הרשויות השונות. עבור עסקים קטנים שמעבירים מקדמות למס הכנסה, חשוב לוודא לקראת סוף השנה אם ההכנסות בפועל אכן היו תואמות להערכות שנעשו בתחילת שנה – או שמגיע לכם החזר חלקי.

סגירת חובות – והבנה של מאזן העסק

בסוף השנה, נרצה להבין איפה בדיוק עומד העסק מבחינה כלכלית, כמה הוצאות היו לו, וכמה הכנסות. כדי לעשות זאת, חשוב לוודא שכל ההכנסות עבור השנה כבר התקבלו. זה הזמן לחזור ללקוחות שטרם שילמו, ולתזכר אותם.

בפתיחת השנה וגם במהלך כל השנה, כדאי לבדוק גם מה מצב ההוצאות בעסק. האם כולן הכרחיות, או שאפשר לקצץ בחלקן? האם כל הספקים הם לשביעות רצוננו, או שאולי אפשר לבדוק אפשרות להחליף את חלקם? ובאשר לצד ההכנסות, זהו גם המועד המקובל להודיע על העלאת מחירים, או כל שינוי אחר בתנאים.

כלים דיגיטליים שמפנים זמן לניהול העסק

תחילת שנה היא זמן מצוין לעשות סדר גם בצד האדמיניסטרטיבי של העסק. לא מעט בעלי עסקים מגלים את הצורך באישור כזה או אחר רק כשלקוח מבקש להעביר תשלום – אישור ניהול ספרים, אישור ניכוי מס במקור או מסמך שהתוקף שלו פג. כדי להימנע מעיכובים מיותרים, כדאי לרכז מראש את כל האישורים והמסמכים החשובים בצורה דיגיטלית ונגישה, למשל בתיקייה מסודרת בענן או בכלי ניהול קבצים שניתן לפתוח גם מהמחשב וגם מהסמארטפון. לצד זה, בחירה בכלים דיגיטליים שמרכזים את ההתנהלות הפיננסית עצמה יכולה לפשט משמעותית את היום-יום העסקי. כך למשל, החשבון העסקי של ישראכרט לעסקים מאפשר לנהל קבלת תשלומים, הפקת חשבוניות, מעקב אחר הכנסות והוצאות דרך אפליקציה אחת נוחה ואינטואיטיבית – כך שההתנהלות הכספית מרוכזת במקום אחד, וההתעסקות האדמיניסטרטיבית סביב העסק הופכת מסודרת וברורה יותר לאורך כל השנה.

תכנון תקציב עסקי והזדמנויות לצמיחה

אחרי שהקדשנו תשומת לב לכל הנתונים הבסיסיים של העסק – הוצאות, הכנסות, חובות, תשלומי מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ, אפשר להתפנות לתכנון השנה החדשה. בניית תקציב שנתי, אפילו ברמה בסיסית, תסייע לנו להבין כמה כסף העסק צריך להכניס כדי להגיע לרווחים, או להגדיל אותם. מעקב שוטף אחרי תזרים המזומנים מאפשר לזהות בעיות או הזדמנויות בזמן הנכון – ולא רק בדיעבד.

זה גם הזמן לשאול שאלות פרקטיות: האם המחירים שהלקוחות משלמים לנו משקפים את הזמן והמאמץ שאנחנו משקיעים? האם יש ספקים שאפשר להחליף או לייעל? ואילו יעדים ריאליים אפשר להציב לשנה הקרובה – גידול בהכנסות, יציבות, או דווקא הפחתת עומס ושיפור האיזון בין עבודה לשעות הפנאי? התשובות לכל השאלות הללו יעזרו לנו לכוון את העסק לכיוון הנכון עבורנו.

בשורה התחתונה, אף שמעקב שוטף אחרי הוצאות, הכנסות ותזרים המזומנים של העסק אמור להיות חלק בלתי נפרד משגרת היומיום שלנו, סוף השנה ותחילתה של שנה חדשה מאפשרים לנו לסקור את העסק במבט מעמיק יותר, לזהות טעויות, לנצל הזדמנויות לשינוי ותיקון, וגם לאתר אפשרויות לצמיחה.

*שירות חשבון תשלום עסקי ניתן ע"י ישראכרט חשבונות תשלום בע"מ.

*כפוף לתנאי השירותים.

*החשבון מיועד לאזרח ישראלי בעל חשבון בנק ישראלי שהינו עוסק פטור או עוסק מורשה בעל תיק במע"מ