תוכנה לניהול פרויקטים

תוכנה לניהול פרויקטים

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

התוכנה הטובה ביותר לניהול פרויקטים תעזור לכם לארגן את העסק שלכם ובעצם לעשות את זה פשוט וקל לאפשר לצוותים שלכם לארגן פרויקטים ומשימות.

מכיוון שמגיפת הקורונה עדיין מעבירה אחוז גדול מהעובדים לעבודה מהבית, תוכנת ניהול פרויקטים חשובה מתמיד ומעניקה לצוותים מרוחקים דרך קלה לנהל פרויקטים ומשימות.

בעוד שפעם היה צורך בנייר או אקסל, בימינו, תוכנת ניהול פרויקטים יכולה בדרך כלל לספק מגוון כלים שיעזרו לשפר את הפרודוקטיביות ולהקל על ניהול המשימות בארגון.

4 תוכנות מומלצות לניהול פרויקטים

הנה כמה מהתוכנות המובילות כיום בעולם אשר נעשה בהן שימוש בחברות הגדולות בשוק על ידי מאות אלפי משתמשים מרוצים.

Monday

Monday.com היא תוכנת ניהול פרויקטים עטורת פרסים המשמשת בתעשיות מגוונות על ידי חברות כמו Hulu, BBC Studios, Coca-Cola, L'Oréal Paris, Adobe ו-Deezer.

התכונות Monday לניהול פרויקטים כוללות ניהול משאבים ופרויקטים, מעקב אחר זמנים ויעדים, שיתוף פעולה ותכונות דיווח. לדוגמה, משתמשים יכולים להעלות ולצרף קבצים לכרטיסים, להעיר הערות, להזכיר חברים לצוות ועוד. היא גם מציעה דשבורד ויזאולי נהדר לדיווח על פרויקטים שיכול לאסוף נתונים ממספר לוחות אחרים ומאפשר יכולות מעקב טובות יותר של התקדמות. ולמרות שמאנדיי אינו מציע סט שלם של כלים לפתרון חשבונאות וחשבוניות בפרויקט ככלים אחרים, אפשר להשתמש ב-monday.com כדי לעקוב אחר שעות, לוחות זמנים וחשבוניות.

בסך הכל, זהו כלי הניתן להתאמה אישית המאפשר לך לעבוד בכל מתודולוגיה – Kanban או אחרת – שמתאימה לפרויקט ולצוות שלך. תמצא גם כמה כלי זרימת עבודה שימושיים לאוטומציה של חלקים מהתהליך שלך. 

האינטגרציות של monday.com כוללות אפליקציות לניהול פרויקטים כמו Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform ועוד רבים, הנגישים דרך Zapier.

monday.com עולה החל מ-$6 למשתמש לחודש ומגיע עם ניסיון חינם של 14 יום. הם מציעים תוכנית בחינם עבור עד 2 משתמשים.

קראו ביקרות מלאה על monday או נסו את Monday וקבלו-14 יום ניסיון ללא עלות

Clickup

ClickUp היא תוכנה לניהול פרויקטים עם תכונות עוצמתיות לניהול והשלמת כל הפרויקטים של הצוות שלך בפלטפורמה אחת. משתמשים יכולים לתכנן פרויקטים, לתזמן משימות ולנהל משאבים בסביבת עבודה מרכזית, כמו גם לתקשר ולשתף פעולה עם חברי צוות ואורחים.

התכונות לניהול משימות כוללות רשימות צ'קליסטים למילוי עבור ביקורת, משימות משנה ותבניות משימות, כמו גם את היכולת לסנן, למיין, לחפש, לסדר מחדש בקלות ולהציג משימות בצורה הנוחה ביותר לצוות. משתמשים יכולים גם ליצור תרשימי גאנט, לוחות שנה ותכנון זמן כדי לדמות משימות.

ClickUp כולל גם תכונות ליצירה, שיתוף ועריכה משותפת עבור Wiki ומסמכים. משתמשים יכולים להגיב על מסמכים ומשימות, להקצות הערות ולשוחח עם חברי צוות אחרים להגברת התקשורת ושיתוף הפעולה. תכונות הדיווח כוללות את היכולת ליצור דשבורדים מותאמים אישית, כמו גם שישה סוגי דוחות מובנים לדיווח צוות.

ClickUp מציעה שילובים מקוריים עם Slack, G Suite, Dropbox וכלים רבים נוספים, כמו גם למעלה מ-1,000 שילובים דרך Zapier.

התוכנית החינמית של ClickUp חזקה וכוללת את כל התכונות העיקריות. התוכנית הבלתי מוגבלת מתחילה ב-$5 למשתמש לחודש ומציעה פונקציונליות נוספת.

לניסיון בחינם (לתמיד!!)

Wrike

ל-Wrike תכונות סטנדרטיות של ניהול פרויקטים כמו תרשימי גאנט, לוחות דשבורד שימושיים וחבילת דיווח מקיפה מובנת. ניתן להתחיל לעבוד על פרויקט קטן עד בינוני במהירות מבלי ללמוד את כל הפרטים במערכת.

ישנו כלי מעקב אחר זמן מובנה, זמין גם לאדם שעובד על משימה מסוימת וגם למי שמנהל את הפרויקט בכללותו. כמו אלה שנמצאים בכלי ניהול פרויקטים אחרים, זה לא מהווה תחליף למערכת ייעודית למעקב זמן, אלא מטפל בקלות ברוב הדרישות הבסיסיות.

הממשק פונקציונלי, ולמרות שהוא יכול להסתפק במעט רענון ויזואלי, הוא מתאים לעבודה. התוכנית החינמית מציעה ניהול משימות, לוחות וגיליונות אלקטרוניים אינטראקטיביים, כלי תזמון עבודה לחשבון, שילובי ענן (Google Drive, OneBox, Box, OneDrive), ושני גיגה-בייט של שטח אחסון כולל למשתמשים ללא הגבלה.

התוכניות בתשלום קצת יותר יקרות מחלק מהמתחרים, אך פותחות את כל האפשרויות של התוכנה, החל מלוחות מחוונים הניתנים לשיתוף, תרשימי גנט אינטראקטיביים ושילובי פרודוקטיביות כמו MS Projects ברמה המקצועית ($9.80 לחודש למשתמש); והוספת זרימות עבודה מותאמות אישית, דוחות בזמן אמת, מעקב אחר זמן, אינטגרציה של Salesforce וחמישה גיגה-בייט של אחסון למשתמש בשכבת העסקים ($24.80 לחודש למשתמש).

Trello

Trello מבוססת על מערכת הניהול של כרטיסי קאנבאן, הממשק הפשוט של Trello הופכים אותו למקום האידיאלי עבור פרילנסרים וצוותים קטנים הרוצים להתחיל עם ניהול פרויקטים בסיסיים.

הלוחות והכרטיסיות של טרלו קלות להבנה. יש הרבה כוח מתחת למכסה המנוע, עם כרטיסים שיכולים לכלול תמונות וקבצים מצורפים, היפר-קישורים, תפריטים נפתחים מותאמים אישית, תאריכי יעד ועוד הרבה.

הגרסה הבסיסית החינמית כוללת משתמשים וכרטיסים ללא הגבלה, עד 10 לוחות, ורק "הפעלה" אחת (כלומר אינטגרציה עם שירותים אחרים) לכל לוח. האחסון הבלתי מוגבל שלו מוגבל ל-10 מגה-בייט לקובץ. תוכניות בתשלום מתחילות ב-$10 לחודש, עם פחות או ללא מגבלות.

יש דיווח מוגבל מאוד מובנה ב-Trello, ולמרות שהרחבות של צד שלישי מוסיפות אפשרויות נוספות, סביר להניח שעדיין תצטרך לחפש במקום אחר אם דוחות מפורטים הם דרישה מרכזית. עם זאת, עבור כל השאר, Trello הוא מקום נהדר להתחיל בו עם ניהול פרויקטים. 

מה זה תוכנה לניהול פרויקטים?

תוכנה לניהול פרויקטים מאפשרים לצוותים, עסקים קטנים ופרילאנס לעקוב אחר פרויקטים בכל שלביהם. ניתן להשתמש בתוכנות אלה כדי לעבוד בשיתוף פעולה ומרחוק על פרויקט, להוסיף הערות ותאריכים, לעקוב אחר התקדמות ולבצע עדכונים. חלק מכלי התוכנה כוללים פונקציות חיפוש ושילוב דוא"ל וכן עצות ייעול ארגוניות.

רלוונטי: איך לנהל עסק קטן?

למה צריך תוכנות לניהול פרוייקטים?

תוכנה לניהול פרויקטים היא פלטפורמה/כלי דיגיטלי שעסקים או אנשים משתמשים בה כדי לתכנן פרויקטים, להקצות ולעקוב אחר משאבי פרויקט, לתזמן לוחות זמנים ומשימות של פרויקטים, להקצות משימות, לעקוב אחר התקדמות, לייעל וליישם ידע ורעיונות, ולשתף פעולה עם חברי הצוות לפרויקט. זה פשוט עוזר לחברות להישאר מאורגנות באמצעות אחסון מסמכים, חיפוש ותכונות ארגוניות.

תוכנות לניהול פרויקטים משמשות לניהול פיתוח והשלמת פרויקט מכל מקום דרך האינטרנט ומכשירי iOS ואנדרואיד. לרוב, נעשה שימוש באפליקציית ניהול פרויקטים בשילוב עם גרסת שולחן העבודה של אותה תוכנת ניהול פרויקטים. שותפות זו פשוט מאפשרת גמישות רבה יותר לגבי מתי והיכן חברי הצוות יכולים לעבוד ולהישאר מעודכנים בפרויקט.

באמצעות התוכנה, אפשר לארגן פרויקטים, ליצור עבורם סקירות וצירי זמן, להקצות משימות או תפקידים, לנהל הקצאת משאבים ולעקוב אחר הפרויקט  עד סיומו. ניתן אפילו להזמין צוות לפרויקט שלך כדי שכולם יוכלו לשתף פעולה ביחד. בנוסף, אפשר לשלב אפליקציות אחרות עבור תכונות נוספות המאפשרות השלמת פרויקט בקלות ובהצלחה.

עם זאת, מסכים קטנים לעתים קרובות הופכים אפליקציות לניהול פרויקטים לקצת יותר מייגעות לשימוש. מסיבה זו, לרוב קל יותר לבצע משימות גדולות או מורכבות באמצעות גרסת שולחן העבודה של התוכנה בעוד שגרסת ה-Android או iOS מאפשרת לחברי הצוות לבצע משימות קטנות תוך כדי תנועה, לקבל תזכורות לגבי המשימות והתפקידים שלהם, ולעקוב אחר ההתקדמות. ובכל זאת, בקצרה, גישה לאפליקציית iOS ואנדרואיד מאפשרת השלמת כל משימה בכל מקום ובכל זמן.

רלוונטי: ניהול כספים בעסק

מהן התכונות העיקריות של כלי לניהול פרויקטים\משימות?

בהגדרה של כלי טוב לניהול פרויקטים\משימות התמקדתי בכלים המקלים על היבט ה"עשייה". זה אומר לחבר אנשים ליצור משהו ולהגיע מ-A ל-B.

אז מה צריך כדי לספק פרויקט? זיהיתי חמישה היבטים מרכזיים של פונקציונליות שמקלים על העברת פרויקטים. אפשר להשתמש בהם כדי להיפטר מהקבצי Notepad, סטיקרים או אקסלים וזאת על מנת לנהל את הפרויקט בצורה יעילה יותר

רשימות משימות של פרויקט:

פרויקטים מורכבים מתת-משימות, תת-משימות משנה, רשימות ביקורת. היכולת לשרטט מה צריך לעשות, לפי מתי ועל ידי מי, היא קריטית לביצוע טוב של פרויקט. רשימות משימות בודדות, כמו גם אלה הנגישות לכל הצוות הן חיוניות. צוות פרויקט פנימי ו/או חברי צוות מרוחק צריכים להיות מסוגלים להעריך כל פרויקט או משימה במבט חטוף.

לוחות זמנים:

קווי זמן, לוחות שנה ותרשימי גנט עוזרים לעקוב אחר ההתקדמות ולדעת היכן משימות משתלבות בסכימה הרחבה יותר של פרויקט. זה המפתח ליכולת לספק פרויקט בזמן. לוח זמנים חזק, ויזואלי וניתן לעריכה הוא המפתח לכל תוכנית פרויקט טובה.

שיתוף קבצים:

אף אחד לא אוהב לבזבז את הזמן בניסיון לחפש קבצים אקראיים. היכולת לארגן ולשתף קבצי מפתח ונכסים של פרויקטים חשובה לאספקת פרויקטים ביעילות.

תקשורת:

כלי טוב הוא כזה המאפשר תקשורת קונטקסטואלית ספציפית לפרויקט המאפשר לך ולצוות שלך לחלץ דברים במהירות. תקשורת שוטפת עם הצוות והלקוח  היא חיונית למעקב אחר ההתקדמות ולשמירה על הכל בהתאם.

דיווח:

תפקידך לדעת אם פרויקט נמצא במסלול או לא ולהשתמש במידע זה בתקשורת בין חברי הצוות. לכן, חיוני לדעת כיצד מתקדמות המשימות של הפרויקט – האם הוא יסופק בזמן, או לא?

רלוונטי: בניית תקציב לעסק

מה אפשר לעשות עם תוכנת ניהול פרויקטים?

תוכנות לניהול פרויקטים מאפשרות  לעקוב ולנהל כמעט כל סוג של פרויקט, כגון יצירת מוצר חדש, בניית בית או אתר אינטרנט או אפילו השקת קמפיין שיווקי. צוותים המשתמשים בתוכנות לניהול פרויקטים עוקבים בדרך כלל אחר יותר מפרויקט אחד בכל פעם. התוכנה עוזרת להם להבין מתי לתזמן עבודה בהתבסס על מתי צריך לעשות דברים ועל המשאבים האנושיים העומדים לרשותם.

התוכנות הטובות ביותר לניהול פרויקטים\משימות מזהות בעיות לפני שהן קורות. על ידי מעקב אחר התקדמות העבודה ומשימות בודדות (לדוגמה, לאחר השלמת שש שעות של משימה שנמשכת סה"כ שמונה שעות), תוכנות לניהול פרויקטים יכולות להשמיע התראה כאשר תאריך יעד נמצא בסכנת אי עמידה בזמנים. הם מייצרים דוחות שנותנים למנהלים תובנות לגבי חברי הצוות שהוקצה להם יותר מדי או מעט מדי עבודה. חלקם מאפשרים לך לעקוב גם אחר תקציבי הפרויקט, ולרשום שעות ניתנות לחיוב, כך שתוכל לשלוח חשבוניות ללקוחות עבור זמן העבודה.

רלוונטי: ניהול תקציב לעסק

התוכנה המתאימה לניהול פרויקטים עבור הצוות שלך

בחירת התוכנה הנכונה לניהול פרויקטים יכולה לקחת זמן, אבל כדאי לעשות אותה נכון לפני שתפרסמו אותה לצוות שלם. לתוכנות ניהול פרויקטים יש בדרך כלל עלות התקנה משמעותית. גם כשהם פשוטים ללימוד לשימוש ומאפשרים לך לייבא נתונים, עדיין לוקח זמן לכוונן את התוכנה כדי לעשות את מה שאתה צריך לעשות ואז להכניס את כולם להשתמש בה.

כשמחליטים באיזו תוכנה להשתמש, חשוב לקחת בחשבון איזה סוג עבודה עושה הצוות שלך, כמה אנשים נמצאים בארגון ואיך אתה רוצה לנהל את העסק שלך. יש הרבה אפשרויות מצוינות שמתאימות לכל תקציב.

עם תוכנת ניהול פרויקטים אמינה, צוותים יכולים לשתף פעולה בקלות רבה יותר בעבודת הפרויקט. בנוסף, בעלי עסקים ומנהלי צוות יכולים לקבל תובנות שימושיות לגבי האופן שבו הצוותים שלהם עובדים, האם הפרויקטים נמצאים במסלול הנכון, וכיצד להנחות אותם בחזרה למקום טוב כשהם מתפזרים.

קראו עוד: תוכנות לניהול עסק

כיצד בחרנו את התוכנות הטובות ביותר לניהול פרויקטים

חקרנו ובחרנו את בתי התוכנה הטובים ביותר לניהול פרויקטים בהתבסס על התכונות שהם מציעים, כיצד ניתן להשתמש בהם על ידי משתמשים מרובים, ויכולות המכשיר, הפונקציות והמחירים שלהם, בין שיקולים אחרים.

כמה גורמים ששקלנו בבחירת עת בחירת הרשימה הזו כוללים:

קלות שימוש

תוכנה טובה לניהול פרויקטים היא תוכנה שכל אדם בצוות שלך יכול ללמוד להשתמש בה עם הכשרה טכנית מינימלית. אפשרויות התוכנה ברשימה זו מציעות כלים לשמירה על עקומת הלמידה ניתנת לניהול, כגון תבניות מובנות מראש.

עלות ועמלות

עסקים קטנים חייבים תמיד להיות מודעים לתקציב. מסיבה זו, חיפשנו תוכנה לניהול פרויקטים עם אפשרויות בפחות מ-$8 לחודש למשתמש.

תכונות ופונקציונליות

שקלנו את היכולת של התוכנה להציע כלים בסיסיים לניהול פרויקטים (כגון תרשימי זרימה ו-Gantt) וגם להתאים אישית את חוויית ניהול הפרויקטים לצרכי החברה שלך, כולל באמצעות אינטגרציות או כלי אוטומציה.

שירות לקוחות

בעת הטמעת תוכנה חדשה בתהליכי החברה שלך, אתה עלול להיתקל בשאלות. נתנו עדיפות לפתרונות תוכנה המציעים את תמיכת הלקוחות הדרושה כדי לעזור לך לעבור במהירות ובקלות את המשוכות הללו.

חוות דעת של לקוחות

אין דבר יותר מובהק בעת הערכת בחירת רכישה מאשר מה חושבים לקוחות אחרים שהשתמשו בה. בחרנו אפשרויות תוכנה לניהול פרויקטים שזכו לדירוג מינימום של 3.5 כוכבים ברחבי הרשת.

שאלות נפוצות על תוכנות לניהול פרוייקטים

עלות תוכנה לניהול פרויקטים משתנה מגרסאות בסיסיות ועד לגרסאות מורכבות יותר עם אינטגרציה ופונקציות חיפוש מובנות. ישנן גרסאות חינמיות וגרסאות בתשלום, וכמה תוכנות מציעים מנויים חודשיים בתשלום. צפו לשלם מ-$10 ל-$99 לחודש, תלוי בכמה משתמשים יש לכם ובאילו תכונות ספציפיות אתם צריכים.


כלים לניהול פרויקטים יכולים להיות מועילים במיוחד בצוות או בעבודה מרחוק. הם מאפשרים למספר אנשים לעבוד יחד בחלל אחד ולשתף פעולה, לרשום הערות ולעמוד בלוחות זמנים. אם אתה רק מתחיל ומעוניין לנסות את התוכנה, מומלץ לנסות גרסה חינמית. עם זאת, אם אתה חברה גדולה או שיש לך מספר חברי צוות, בדרך כלל שווה את העלות לשלם עבור תוכנת ניהול פרויקטים ולבצע את העבודה.


חברות צריכות לבחור את תוכנת ניהול הפרויקטים הטובה ביותר בהתבסס על הצרכים והתקציב שלהן. עם זאת, monday.com היא תוכנה פופולרית מאוד לניהול פרויקטים בקרב עסקים קטנים בשל מגוון התכונות, המחיר והגרסה החינמית הזמינה שלה.

מסקנה: מהי התוכנה הטובה ביותר לניהול פרויקטים?

תוכנת ניהול משימות\פרויקטים היא המפתח שלך לפתיחת הפרודוקטיביות והארגון בעסק שלך. זה גם יכול לעזור להבטיח שכל מחזיקי העניין יישמרו בעניינים, עמידה בלוחות זמנים ושימוש יעיל במשאבים.

אין תשובה חד-משמעית לשאלה מהי התוכנה הטובה ביותר לניהול פרויקטים. עם זאת, התוכנות שבדקנו במאמר זה הן כולן אפשרויות מצוינות עבור סוגים שונים של עסקים ומשתמשים.

אם אתם מחפשים פתרון מקיף, הכל-באחד, הבחירה שלנו עבור תוכנת ניהול הפרויקטים הטובה ביותר היא Monday. זה כלי נהדר לעסקים בכל הגדלים, והתכונות שלה כוללות ניהול משימות, כלי שיתוף פעולה ויכולות דיווח. יש גם 14 ימי ניסיון חינם.

הצטרפו לניוזלטר הסודי שלנו

אנחנו גם שונאים ספאם אז מבטיחים לא לבלבל לכם את השכל, רק דברים שווים

הצטרפו לקבוצת הפייסבוק שלנו

הצטרפו לקבוצת הפייסבוק שלנו

רוצה לדבר עם מומחה?

לגולשי פיננקה מגיע יותר! הכנו לכם קובץ אקסל פשוט ונוח להורדה על מנת שתוכלו בעזרתו לנהל את כלכלת המשפחה שלכם

מידע מקצועי נוסף עבורכם