טבלת אקסל הוצאות והכנסות לניהול עסק קטן

המדריך ליצירת קובץ אקסל לניהול תקציב לעסק זעיר

בישראל קיימים מעל חצי מיליון עסקים קטנים, כאשר כל אחד מהם יכול להיות טוב בתחומו, להעניק את השירות המקצועי ביותר, אך במידה וההתנהלות הפיננסית שלו לא נכונה, העסק יכול להיכנס לסטטיסטיקה העגומה. תזרים מזומנים שלילי במקרה הטוב פוגע ביכולת ההחזר ובאמון מול הספקים, ובמקרה הרע העסק עלול להיסגר ולהיכנס להפסדים.

מהו קובץ אקסל לניהול עסק קטן\זעיר?

קובץ אקסל לניהול הוצאות עסק זעיר יעיל לטיפול בתזרים המזומנים, שהוא העוגן המרכזי בניהול תקין של כל עסק, ולו הקטן ביותר. התזרים מאפשר לנו לשלם לספקים, לרכוש מוצרים, לשלם מיסים, דמי שכירות, תקציבי שיווק ופרסום, פיתוח העסק וכו'. למעשה, כאשר אנו יוצרים טבלת אקסל המראה את ההכנסות אל מול ההוצאות, נוכל לדעת האם העסק רווחי וכמה הרווח בפועל. אולם, חשוב לדעת שדו"ח הרווח וההפסד יכול להראות שהעסק רווחי, אך בפועל כמות המזומנים שעומדת ברשות העסק אינה מספיקה לתשלום כל ההוצאות הנחוצות, ולכן טבלה חכמה תוכל לשפוך אור על הנתונים האמיתיים ולאפשר לנו לראות את התמונה המלאה.

כדאי לדעת שאי ניהול נכון, למעשה יוצר "גירעון" ומכאן המצב יכול להתדרדר ולהגיע לטלפונים מהבנק, אי עמידה בתשלום לספקים ולגרום לאפקט הדומינו הידוע בסיומו. אז בואו נראה כיצד מארגנים את הנושא ומנהלים טבלת אקסל בצורה נכונה.

איך בפועל יוצרים טבלת הוצאות והכנסות לעסק ?

טרם פתיחת הטבלה, חשוב לרכז את כל הנתונים והמספרים הקשורים להוצאות והכנסות של העסק, החל מחשבונות הבנק ועד כרטיסי האשראי. לאחר מכן בדקו את סטטוס המזומנים, ופתחו טבלת אקסל.

בשלב הבא, עדכנו בטבלה את תזרים המזומנים לפי שתי עמדות; אחת המכילה את התשלומים הצפויים לספקים, ומצד שני את צפי הכנסות וגבייה מלקוחות. את הנתונים הללו יש לסנכרן יחד עם הנתונים שאספתם מחשבונות הבנק והאשראי. בדרך זו תוכלו לדעת מהו המועד הנכון מבחינתכם לשלם לספק, שהרי פספוס של מספר ימים, עלול לגרום לצ'ק לחזור.

בנוסף לכל אלה, ריכזו את כל ההוצאות הקיימות של העסק, כולל ספקים, תשלומים קבועים ותשלומים מזדמנים. כאשר הכל יהיה מול העיניים, תוכלו לנסות להוזיל עלויות על ידי חיפוש ספקים אחרים, או להתמקח מעט על המחיר. זכרו – כאשר הכל כתוב, הכל ידוע מראש ואין הפתעות!

מתקשים לנהל טבלה? שימו מעקב ביומן

"מה שלא כתוב ביומן לא מתקיים". וודאי בעלי עסקים רבים יזדהו עם המשפט, ולכן בחרו שעה בשבוע לניהול הטבלה, כך תוכלו להתמיד ולעדכן את כל הנתונים שהצטברו במהלך השבוע בטבלה. כמו כן, דעו כי אקסל מציע מגוון כלים ופיצ'רים ייחודיים המסייעים לבצע פילוחים מדויקים, סיכומים ועוד מגוון אפשרויות המתאימות לצרכי העסק שלכם. בחיפוש מהיר ברשת או ביוטיוב תוכלו למצוא מגוון סרטוני הדרכה לשימוש נבון באקסל.

דעו כי תפקידו של קובץ אקסל לניהול הוצאות עסק קטן / זעיר הוא לשקף לכם את המצב עדכני של העסק בכל זמן נתון, כאשר שימוש נכון בטבלה הציל ומציל בעלי עסקים ונותן להם את המידע המדויק שהם זקוקים לו, וכך מפנה עבורם את הזמן להתמקד בפעילות הליבה של העסק.

הפיתרון: טבלת תזרים מזומנים של פיננקה